Cómo exportar y borrar el correo archivado
Descárgate los mensajes antiguos año por año, guárdalos donde quieras y libera el espacio que ocupan en el servidor. Todo desde Intrabase y sin perder ningún correo.
Qué es el correo archivado
La carpeta de Archivo de tu buzón guarda los mensajes que has apartado de la bandeja de entrada pero que no has borrado. Con los años suele ser la carpeta más grande de todas, y cuenta como espacio ocupado del alojamiento igual que el resto.
En el programa de correo del ordenador a menudo no se ve su tamaño real, y por eso sorprende: un buzón que parece pequeño puede tener ahí decenas de gigabytes.
1. Entra en Intrabase
Abre workspace.intrabase.app y entra con la dirección de correo y la contraseña de la cuenta que quieres limpiar. Ve a la aplicación de Correo: en la columna de la izquierda tienes todas las carpetas del buzón, con la carpeta de Archivo incluida.
2. El archivo ya está ordenado por años
No tienes que preparar nada: dentro de la carpeta Archivo hay una subcarpeta para cada año, y dentro de cada año se mantiene la estructura de carpetas original del buzón. Las crea el archivado automático a medida que va moviendo correo.
Puedes decidir cómo funciona cuenta por cuenta, desde las preferencias del correo, en el apartado «Archivado de mensajes»:
- Archivado automático — activa o desactiva el archivado de esa cuenta.
- Archivar mensajes con más de — a partir de qué antigüedad se mueve un mensaje al archivo, en días o en años.
3. Exporta la carpeta
Haz clic con el botón derecho sobre la carpeta que quieres llevarte y elige «Exportar esta carpeta». Se abre una ventana que te dice cuántos mensajes hay y cuánto ocupan, y te deja elegir:
- Formato — un archivo por mensaje (.eml), que es el más compatible, o un solo archivo .mbox si lo quieres abrir con Apple Mail o Thunderbird.
- Subcarpetas — márcalo si quieres que entren también las carpetas de dentro.
- Caducidad del enlace — cuántos días quieres que se pueda descargar el archivo.
Pulsa «Preparar la exportación». Si la carpeta es grande puede tardar un rato: puedes cerrar la ventana y seguir trabajando, porque te avisamos cuando esté lista.
4. Descarga el archivo y guárdalo bien
Cuando la exportación esté lista recibirás el enlace de descarga. Bájate el archivo y guárdalo en un lugar seguro: el disco del ordenador, un disco externo o tu Drive.
Antes de continuar, compruébalo:
- Que el archivo se ha descargado entero y se puede abrir.
- Que están los mensajes que esperabas.
- Que tienes más de una copia, si es correo que debes conservar por obligación legal.
5. Borra el correo del servidor
Solo cuando tengas la descarga comprobada, vuelve a hacer clic con el botón derecho sobre la carpeta y elige:
- Vaciar la carpeta — borra los mensajes y mantiene la carpeta.
- Eliminar — borra también la carpeta, no solo lo que hay dentro. Útil cuando ya te has llevado un año entero.
Vacía después la papelera para liberar el espacio definitivamente. El espacio ocupado se vuelve a calcular cada noche, de manera que la cifra del tablero se actualiza al día siguiente.
¿Y si prefiero conservarlo todo en el servidor?
Entonces lo que necesitas es más espacio, no menos correo. Con una licencia de Intrabase cada usuario suma su propio espacio al del alojamiento, sin tener que cambiar de plan de hosting ni mover ningún buzón.
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